Privacyreglement 2018

April 2018

Inhoudsopgave

Voorwoord
Begrippenlijst
Kenmerken van de verwerking van persoonsgegevens
Artikel 1: Doel van de gegevensverwerking
Artikel 2: Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
Artikel 3: Opgenomen persoonsgegevens
Artikel 4: Toegang tot persoonsgegevens
Artikel 5: Verstrekking van persoonsgegevens
Rechten van de cliënt
Artikel 6: Informatieverstrekking aan betrokkene
Artikel 7: Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens
Artikel 8: Recht op afscherming, aanvulling en correctie van opgenomen persoonsgegevens
Artikel 9: Recht op geheimhouding
Artikel 10: Recht op vernietiging van opgenomen persoonsgegevens
Rechten van de Werkgever
Artikel 13: Beveiliging van persoonsgegevens
Artikel 14: Meldplicht datalekken
Overgangs- en slotbepalingen
Artikel 15: Inwerkingtreding, wijziging, publicatie van het reglement
Artikel 16: Vragen en opmerking over het privacy reglement

Voorwoord

BeauClinic heeft dagelijks te maken met persoonsgegevens en de verwerking ervan. Dit reglement is van toepassing op elke al dan niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin opgenomen te worden. Daarbij houden we rekening met alle geldende relevante (privacy) wet- en regelgeving. We werken continue aan een hoog niveau van informatiebeveiliging. De medewerkers van BeauClinic hebben daarbij de verantwoordelijkheid om op verantwoorde wijze om te gaan met deze persoonsgegevens. Onze aanpak is uitgewerkt in dit privacyreglement, waarbij wij er op toe zien dat dit wordt nageleefd. Daarvoor hebben we alle nodige organisatorische, procedurele en technische maatregelen genomen.

Begrippenlijst

Persoonsgegevens:
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Gezondheidsgegevens:
Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen.

Verwerking van persoonsgegevens:
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Verstrekken van persoonsgegevens:
Het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de registratie(s) zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.

Betrokkene:
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

Client:
Degene aan wie zorg wordt verleend (de werknemer).

Klant:
Degene die de opdracht verschaft aan BeauClinic (de werkgever).

Ontvanger:
Degene aan wie persoonsgegevens worden verstrekt.

Toestemming van de betrokkene:
Elke vrije, specifieke en op adequate informatie berustende wilsuiting van de betrokkene waarmee deze aanvaardt dat op hem/haar betrekking hebbende persoonsgegevens worden verwerkt.

Kenmerken van de verwerking van persoonsgegevens

Artikel 1: Doel van de gegevensverwerking
1.1 BeauClinic verwerkt persoonsgegevens als verantwoordelijke ten behoeve van:
a) Het aangaan van een behandelovereenkomst voor haartransplantaties en huidbehandelingen.
b) De wettelijke verplichting in het kader van vitale belangen en gezondheid.

Artikel 2: Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
2.1 BeauClinic draagt er zorg voor dat persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.
2.2 De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een (arbeids)overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
2.3 Persoonsgegevens worden verwerkt voor de in artikel 3 beschreven doeleinden en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen.
2.4 Persoonsgegevens worden verwerkt indien:
a) Betrokkene voor de verwerking expliciet zijn toestemming heeft verleend, of;
b) de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarin betrokkene partij is, of voor precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijke zijn voor het sluiten van een overeenkomst, of;
c) de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen, waaraan de verantwoordelijke onderworpen is, of;
d) de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene, of;
e) de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het behartigen van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke, of;
f) van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.
2.5 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelen beschreven in artikel 3, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
2.6 BeauClinic bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan hij kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak mededeling voortvloeit.
2.7 BeauClinic verwerkt geen persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging.
2.8 Het vorige lid is niet van toepassing voor zover:
a) dit noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of begeleiding van betrokkene, of;
b) dit geschiedt met schriftelijke toestemming van betrokkene, of;
c) de gegevens door betrokkene openbaar zijn gemaakt en hierbij toestemming is gegeven voor verder verwerking, of;
d) dit noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte, of;
e) dit noodzakelijk is met het oog op een zwaarwegend algemeen belang, passende maatregelen worden geboden ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en dit bij wet wordt bepaald dan wel het College ontheffing heeft verleend. Het College kan bij de verlening van ontheffing beperkingen en voorschriften opleggen.
2.9 Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2.4 mogen verwerkt worden ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek voor zover:
a) dit onderzoek een algemeen belang dient, of;
b) de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is, of;
c) het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, of;
d) bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.
e) aan de eisen ten aanzien van het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek zoals deze in de WGBO zijn opgenomen voldaan wordt.
2.10 Een nummer dat ter identificatie van een persoon bij wet is voorgeschreven, wordt bij de verwerking van persoonsgegevens slechts gebruikt ter uitvoering van de betreffende wet dan wel voor doeleinden bij de wet bepaald.

Artikel 3: Opgenomen persoonsgegevens
3.1 BeauClinic verwerkt enkel de minimaal noodzakelijke persoonsgegevens die nodig zijn voor:
• Identificatie van klanten cliënten
• Communicatie met klanten en cliënten
• Het uitvoeren van werkplek- en gezondheidsonderzoeken
• Het geven van terugkoppelingen aan klanten en cliënten
• Het opstellen van rapportages en adviezen aan cliënt en werkgever.
• Het vormen van een geneeskundig dossier

Artikel 4: Toegang tot persoonsgegevens
4.1 Toegang tot persoonsgegevens is op basis van ‘need to know’. Alleen die medewerkers die vanwege hun werkzaamheden toegang moeten hebben, krijgen die toegang ook. Autorisatie gebeurt aan de hand van rollen, waardoor een strikte scheiding toegepast kan worden. Voor medische gegevens die vallen onder het beroepsgeheim is toegang alleen verleend aan het behandelteam.
4.2. Verlenen en wijzigen van toegang gebeurt via een vaste procedure. Autorisatie van wijzigingen wordt goedgekeurd door de leidinggevende(n). Functioneel beheer voert controles uit op het ontstaan van conflicterende autorisaties. Indien een conflict optreedt wordt dit beoordeeld door de Functionaris Gegevensbescherming.
4.3 Indien een medewerker uit dienst gaat zorgt HR bij afsluiten van de account in het personeelssysteem dat ook de toegang tot de andere applicaties en voorzieningen wordt afgesloten.
4.4 Indien er sprake is van teambegeleiding, geldt de toegang voor alle teamleden, voor zover dit in het kader van de begeleiding noodzakelijk is.
4.5 Voor de toetsing van dossiers voor kwaliteitsdoeleinden kan een senior-professional inzage hebben in cliëntendossiers, binnen het domein waarin de senior-professional is opgeleid, dan wel in het kader van supervisie over andere professionals met een afgeleide verantwoordelijkheid. Het doel is daarbij om optimale behandeling en begeleiding voor de cliënt te realiseren. Daartoe deelt de senior-professional zijn/haar bevindingen met de professional die de behandeling/begeleiding uitvoert.
4.6. De beheerder en degenen, die in het kader van een door de gebruiker of beheerder gegeven opdracht werken, hebben geen toegang tenzij dit voor de verwerking van de gegevens noodzakelijk is.

Artikel 5: Verstrekking van persoonsgegevens
5.1 Met inachtneming van het bij of krachtens de wet en regelgeving bepaalde worden persoonsgegevens zonder voorafgaande toestemming van de betrokkene verstrekt aan:
a) Medewerkers van BeauClinic die direct betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van betrokkene;
b) Verwerkers van persoonsgegevens in het kader van de gegeven opdracht door BeauClinic, mits deze verwerkers voldoende waarborgen bieden dat de bescherming van de persoonsgegevens plaatsvindt overeenkomstig alle artikelen van dit reglement;
c) De klant in geval van vitale belangen, mits het slechts de volgende gegevens betreft:
• naam en geboortedatum,
• datum van het laatste consult,
• conclusies ten aanzien van de mogelijkheden tot werkhervatting door de betrokkene,
• procesmatige begeleidingsafspraken;
d) Verzekeringsmaatschappijen in het kader van de verzekering van de loondoorbetaling bij ziekte volgens het Convenant gegevensuitwisseling arbodiensten – verzekeraars.
5.2 Andere gegevens en gegevens aan anderen dan genoemd in artikel 5.1 worden slechts verstrekt na gerichte toestemming/terugkoppeling van/aan de betrokkene.

Rechten van de cliënt

Artikel 6: Informatieverstrekking aan betrokkene
6.1 Indien bij de betrokkene de persoonsgegevens worden verkregen, deelt BeauClinic voor het moment van verkrijging de betrokkene mede:
• zijn identiteit;
• de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is.
6.2 BeauClinic verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.

Artikel 7: Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens
7.1 De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens.
7.2 De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.
7.3 Afschriften van persoonsgegevens worden aan de betrokkene verstrekt tegen de wettelijk vastgestelde kostenvergoedingen.
7.4 Recht op inzage of afschrift kan worden geweigerd als dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.

Artikel 8: Recht op afscherming, aanvulling en correctie van opgenomen persoonsgegevens
8.1 De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen. De cliënt kan middels een aanvulling zijn mening in het dossier laten opnemen.
8.2 BeauClinic bericht de verzoeker schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek tot correctie of aanvulling. Een weigering is met redenen omkleed.

Artikel 9: Recht op geheimhouding
9.1 BeauClinic en de door haar ingezette personen zijn verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens die zij ten behoeve van klant en cliënt verwerkt, behoudens voor zover een wettelijk voorschrift Verwerker tot mededelen verplicht.
9.2 Verwerker zal de personen die in zijn dienst zijn, dan wel werkzaamheden ten behoeve van hem verrichten, verplichten tot geheimhouding met betrekking tot de Persoonsgegevens waarvan zij kennis kunnen nemen.

Artikel 10: Recht op vernietiging van opgenomen persoonsgegevens
10.1 De betrokkene kan schriftelijk verzoeken om vernietiging van op hem betrekking hebbende gegevens. Indien de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan betrokkene of indien er een wettelijke plicht tot bewaring van de gegevens geldt, worden de gegevens niet vernietigd.
10.2 BeauClinic bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot verwijdering of vernietiging schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
10.3 BeauClinic verwijdert of vernietigt de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

Artikel 13: Beveiliging van persoonsgegevens
13.1 BeauClinic zal al hetgeen doen wat redelijkerwijs van hem verlangd kan worden teneinde te voorkomen dat bij de Verwerking van Persoonsgegevens ten behoeve van Verantwoordelijke deze Persoonsgegevens worden aangepast, ter kennis komen van onbevoegden, door onbevoegden worden gewijzigd, of ten onrechte aan derden worden verstrekt of anderszins onrechtmatig worden verwerkt.
13.2 BeauClinic neemt passende technische en organisatorische maatregelen, onder andere bestaande uit het opleggen van een geheimhoudingsverplichting aan personeelsleden en andere bij de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst betrokken personen.
13.3 De beveiligingsmaatregelen moeten geschikt zijn bevonden om Persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, hetzij bij ongeluk, hetzij onrechtmatig, tegen verlies, vervalsing, niet toegelaten verspreiding of toegang, met name wanneer de verwerking doorzending van Persoonsgegevens via een netwerk omvat, dan wel tegen enige andere vorm van onwettige verwerking
13.4 Een passend hoog beveiligingsniveau wordt bepaald aan de hand van
• De aard van de te beschermen Persoonsgegevens
• De risico’s verbonden aan de verwerking van de persoonsgegevens
• Beschikbare maatregelen binnen het kader van de stand van de techniek en de kosten van tenuitvoerlegging.
13.5 De beveiligingsmaatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere Verwerking van Persoonsgegevens te voorkomen.

Artikel 14: Meldplicht datalekken
14.1 De verantwoordelijke is verplicht bij een datalek waar Persoonsgegevens van zijn gelekt onderzoek in te stellen en zorg te dragen dat datalekken worden gemeld conform wet- en regelgeving bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de cliënt en de klant.
14.2 Indien BeauClinic de verwerker is zal hij het datalek zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking melden bij de verantwoordelijke.

Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 15: Inwerkingtreding, wijziging, publicatie van het reglement
15.1 Wijzigingen in dit reglement worden van kracht een maand na bekendmaking.
15.2 BeauClinic publiceert dit privacyreglement op haar website.

Artikel 16: Vragen en opmerking over het privacy reglement
16.1 Indien een betrokkene of belanghebbende vragen of opmerkingen heeft, of van mening is dat BeauClinic handelt in strijd met het bepaalde in dit reglement, kan bij BeauClinic schriftelijk een met redenen omklede klacht worden ingediend bij administratie@beauclinic.nl.